KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

4.1. Quản lý thời gian

4.1.1. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Thời gian là tài nguyên đặc biệt đối với mọi cá nhân, bởi lẽ nó là yếu tố không thể thay đổi về mặt số lượng và không thể kéo dài hay rút ngắn theo ý muốn của con người. Trong bất kể hoàn cảnh nào, một giờ đồng hồ vẫn luôn có 60 phút và điều này không thể thay đổi. Chính vì vậy, quản lý thời gian là một yêu cầu tất yếu để nâng cao hiệu quả trong thực hiện các nhiệm vụ tại văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp.

Đối với lãnh đạo và quản trị viên văn phòng, thời gian được xem như một tài sản chiến lược, có vai trò quyết định trong việc tổ chức, điều hành và triển khai hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Về bản chất, quản lý là quá trình phân công, điều phối và kiểm soát công việc của cấp dưới. Tuy nhiên, lãnh đạo và quản trị viên văn phòng sẽ không thể giao việc hiệu quả nếu không biết cách sắp xếp và tối ưu hóa quỹ thời gian của chính mình. Việc tự tổ chức công việc bắt đầu từ khả năng lập kế hoạch thời gian hợp lý, xác định mức độ ưu tiên và phân bổ thời gian tương ứng cho các nhiệm vụ có mức độ quan trọng khác nhau. Theo đó, cần giới hạn thời gian cho các công việc mang tính sự vụ và dành phần lớn thời gian cho những công việc mang tính chiến lược, dài hạn và có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp.

Trong bối cảnh hiện nay, các cơ quan, doanh nghiệp vận hành với cấu trúc ngày càng phức tạp, nhiều bộ phận quản lý trung gian và đa dạng lĩnh vực hoạt động, yêu cầu người quản trị phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt nhằm đáp ứng yêu cầu điều phối công việc giữa các đơn vị, bộ phận liên quan và làm việc với nhiều đối tượng khác nhau. Thực tế cho thấy, phần lớn thời gian làm việc của nhà quản trị thường được dành cho hoạt động đối nội, đối ngoại, hội họp, trao đổi công việc, kiểm tra tiến độ và xây dựng quan hệ trong giải quyết công việc nội bộ giữa các đơn vị, bộ phận. Do đó, nếu không kiểm soát thời gian một cách khoa học, người quản trị dễ rơi vào tình trạng phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ, công việc không hợp lý.

Việc quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực, như: giúp cân bằng cuộc sống và công việc; giảm căng thẳng do áp lực công việc; nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc; gia tăng sự hứng thú và niềm vui trong công việc; tạo thêm quỹ thời gian để đầu tư vào các hoạt động phát triển chuyên môn và đời sống cá nhân.

Quản lý thời gian không chỉ là kỹ năng cá nhân cần thiết mà còn là một yêu cầu chiến lược trong quản trị hành chính văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp. Việc làm chủ thời gian đồng nghĩa với việc làm chủ hiệu quả công việc, qua đó góp phần thực hiện hiệu quả và thành công các nhiệm vụ, công việc của cơ quan, doanh nghiệp.

4.1.2. Quy trình quản lý thời gian hiệu quả

a) Nhận biết mục tiêu

Đây là bước đầu tiên mang tính nền tảng trong quản lý thời gian. Nhận biết mục tiêu chính xác, đầy đủ đóng vai trò như kim chỉ nam giúp người quản trị văn phòng định hướng việc phân công nhiệm vụ và quản lý thời gian hiệu quả.

Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa hai năng lực kiểm soát, cụ thể:

b) Phân tích cách thức sử dụng thời gian hiệu quả

Sau khi xác định được mục tiêu và nhận thức rõ về trách nhiệm cá nhân, bước tiếp theo là phân tích thực tế cách thức sử dụng thời gian hiệu quả. Đây là bước cần thiết để nhìn nhận lại quá trình quản lý thời gian đối với các nhiệm vụ, công việc cụ thể, từ đó phát hiện những khoảng thời gian bị lãng phí hoặc sử dụng chưa hợp lý để có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý thời gian đó là ghi chép lại các hoạt động hàng ngày. Việc này giúp cá nhân theo dõi quá trình sử dụng thời gian, từ đó nhận diện những khoảng thời gian bị lãng phí và điều chỉnh để nâng cao hiệu suất làm việc. Mỗi cá nhân nên lập một bảng thời gian biểu chi tiết, trong đó ghi lại cụ thể từng hoạt động trong ngày, bao gồm nội dung công việc và thời gian thực hiện. Điều này không chỉ giúp cá nhân có cái nhìn tổng quan về lịch trình làm việc mà còn hỗ trợ việc xác định những ưu tiên quan trọng.

Các công việc trong thời gian biểu có thể được chia thành bốn nhóm chính, cụ thể như:

Công việc chuyên môn: bao gồm các công việc có tính chuyên sâu như lập kế hoạch dài hạn, nghiên cứu báo cáo, soạn thảo tài liệu quan trọng...

Công việc cấp bách: các công việc đột xuất cần giải quyết ngay lập tức như ra quyết định khẩn cấp, xử lý vấn đề phát sinh tức thời.

Công việc thường xuyên: công việc mang tính hành chính, lặp lại như kiểm tra email, xử lý giấy tờ, quản lý thư từ, nhắc nhở nhân viên.

Công việc cá nhân: các hoạt động liên quan đến đời sống cá nhân như nghỉ ngơi, giải lao, giải trí.

Sau khi ghi chép thời gian biểu, bước tiếp theo là phân tích dữ liệu để phân bổ, sử dụng thời gian đối với từng công việc cho hợp lý. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản trị văn phòng thường bị cuốn vào những nhiệm vụ mang tính ngẫu nhiên, giai đoạn hoặc không có sự liên tục, dẫn đến việc mất tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Nhiều người có xu hướng cho rằng sự bận rộn đồng nghĩa với năng suất cao. Tuy nhiên, nếu lúc nào cũng cảm thấy căng thẳng, có thể nguyên nhân là do chưa biết cách sắp xếp thời gian khoa học, hợp lý. Một số người dành quá nhiều thời gian để phản ứng với các tác động từ bên ngoài thay vì chủ động lập kế hoạch và tập trung vào các mục tiêu quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp đã đề ra.

c) Phân bổ thời gian cho công việc

Đây là bước không chỉ giúp cá nhân tập trung nguồn lực vào những công việc thật sự giá trị, mà còn tránh bị cuốn vào những hoạt động không cần thiết. Theo đó, có thể phân loại công việc thành các mức độ quan trọng và khẩn cấp, cụ thể như sau:

Công việc quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc phải được thực hiện ngay lập tức và có ảnh hưởng lớn đến kết quả mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ: xử lý khủng hoảng truyền thông; ra quyết định mang tính chiến lược;...

Công việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp: là những nhiệm vụ có tác động lâu dài nhưng chưa cần giải quyết ngay. Đây là nhóm công việc cần được ưu tiên cao vì nếu bị trì hoãn sẽ chuyển thành công việc khẩn cấp. Ví dụ: xây dựng kế hoạch phát triển, đào tạo nhân sự, cải tiến quy trình,...

Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: thường là các yêu cầu bất ngờ từ bên ngoài (cuộc gọi, email, họp đột xuất) không ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp. Có thể xử lý nhanh hoặc ủy quyền cho người khác nếu phù hợp.

Công việc không quan trọng và không khẩn cấp: đây là nhóm công việc gây lãng phí thời gian nếu thực hiện quá nhiều. Ví dụ: trò chuyện lan man, kiểm tra mạng xã hội, giải quyết những việc vụn vặt không ảnh hưởng đến kết quả công việc. Cần cân nhắc loại bỏ hoặc giao cho người khác xử lý.

Việc phân bổ thời gian cho công việc nên được cập nhật định kỳ (theo ngày, tuần) và linh hoạt điều chỉnh khi có sự thay đổi trong kế hoạch hoặc bối cảnh hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng hiệu quả là người biết phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý, tránh để công việc quan trọng, khẩn cấp bị trì hoãn đến phút cuối cùng, đồng thời giảm tối đa thời gian dành cho những hoạt động không mang lại giá trị thực tiễn đối với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp.

d) Xây dựng kế hoạch hợp lý

Để đảm bảo công việc diễn ra theo đúng tiến độ, cần xác định rõ mục tiêu và thời gian thực hiện từng nhiệm vụ. Theo đó, mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch tháng và kế hoạch tuần/ngày, cụ thể như sau:

Kế hoạch năm giúp nhà quản trị văn phòng hình dung tổng thể công việc dài hạn, cần được trình bày rõ ràng, dễ tiếp cận và có thể mang theo khi cần. Trên kế hoạch này, nên sử dụng mã màu hoặc đánh dấu các loại công việc. Qua đó, nhà quản trị dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ quan trọng và tránh bỏ sót các công việc.

Kế hoạch tháng cần chi tiết hơn, giúp nhà quản trị văn phòng và cá nhân có liên quan chủ động điều chỉnh lịch trình. Một bản sao nên được đặt tại phòng thư ký để mọi người nắm được lịch làm việc của lãnh đạo và sắp xếp thời gian phù hợp để liên hệ. Việc cập nhật thường xuyên là cần thiết để đảm bảo lịch trình linh hoạt và chính xác.

Kế hoạch tuần/ngày là cấp độ chi tiết nhất, trong đó xác định rõ từng nhiệm vụ cần thực hiện và mức độ ưu tiên. Bảng kế hoạch này có thể bao gồm thời gian biểu từng ngày, các cuộc hẹn, công việc quan trọng, thư từ, điện thoại và các nhiệm vụ phát sinh. Khi lập kế hoạch, cần phân loại công việc theo mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp, sau đó ghi vào bảng theo thứ tự ưu tiên. Những nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi tư duy nhiều, nên được đặt vào thời gian mà năng suất làm việc cao nhất. Thời gian linh động giữa hai công việc có thể dành cho thư từ, điện thoại hoặc các nhiệm vụ ngắn.

Sau khi hoàn thiện lịch trình, cần sắp xếp các cuộc hẹn, công việc thường xuyên vào vị trí thích hợp và đặt ra thời hạn hoàn thành tùy theo tính cấp thiết. Bảng kế hoạch không chỉ giới hạn trong công việc mà còn giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Dù có kế hoạch chi tiết, không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra theo đúng dự định. Vì vậy, cần bố trí một khoảng thời gian hợp lý cho các tình huống bất ngờ, nhưng không nên dành quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng. Quan trọng nhất, hãy theo sát mục tiêu đề ra nhưng cũng không quá căng thẳng nếu có sự thay đổi. Xây dựng kế hoạch không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả mà còn là chìa khóa để kiểm soát và hạn chế những lãng phí thời gian trong công việc hàng ngày; từ đó, giúp nhà quản trị văn phòng trong các cơ quan, doanh nghiệp quản lý hiệu quả thời gian cho công việc, góp phần thực hiện và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ, công việc được giao.