KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

2.2. Hệ thống mạng máy tính

2.2.1. Vai trò của hệ thống mạng máy tính

Trong thời đại công nghệ số, sự thành công và hiệu quả của các hoạt động quản lý, kinh doanh chịu tác động lớn từ công nghệ thông tin. Đầu tư vào một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể, do đó, các doanh nghiệp hầu như không thể bỏ qua việc xây dựng và triển khai hệ thống mạng máy tính để phục vụ cho công tác quản trị thông tin. Công nghệ thông tin là một lĩnh vực công nghệ cao, đòi hỏi sự đầu tư không chỉ về hạ tầng công nghệ mà còn về nguồn nhân lực để đảm bảo việc khai thác và quản lý hệ thống hiệu quả.

Mạng máy tính hay hệ thống mạng là tập hợp các máy tính có khả năng hoạt động độc lập, được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn nhằm chia sẻ tài nguyên như máy in, máy fax, tập tin và dữ liệu. Một máy tính được coi là tự hoạt động nếu có thể khởi động, vận hành phần mềm và tắt máy mà không phụ thuộc vào sự điều khiển của một máy tính khác. Khác với các hệ thống truyền hình chỉ phát tín hiệu một chiều, mạng máy tính hoạt động theo mô hình hai chiều, trong đó các thiết bị có thể trao đổi thông tin tương tác với nhau. Trước khi xuất hiện hệ thống mạng, các tổ chức phải duy trì cơ sở dữ liệu riêng lẻ cho từng bộ phận, gây khó khăn trong việc cập nhật và chia sẻ thông tin. Sự ra đời của mạng máy tính đã giúp khắc phục những hạn chế này và mang lại nhiều lợi ích quan trọng và ngày càng khẳng định vai trò trong công tác quản trị hành chính văn phòng, cụ thể như sau:

Như vậy, mạng máy tính đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất quản trị thông tin, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, tăng cường bảo mật dữ liệu và cải thiện khả năng kết nối giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, hệ thống mạng còn mang lại lợi ích kinh tế rõ rệt, từ việc giảm chi phí đầu tư thiết bị đến nâng cao khả năng quản lý và vận hành của tổ chức. Sự phát triển của công nghệ thông tin và mạng máy tính không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xử lý dữ liệu mà còn góp phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp tổ chức thích ứng với xu hướng công nghệ hiện đại và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

2.2.2. Phân loại mạng máy tính theo phạm vi địa lý

a) Mạng cá nhân (Personal Area Network - PAN)

PAN là loại mạng có phạm vi nhỏ nhất, thường chỉ bao phủ trong không gian vài mét xung quanh người sử dụng. Đây là mạng dành riêng cho các thiết bị cá nhân như điện thoại thông minh, máy tính bảng, tai nghe Bluetooth, đồng hồ thông minh, laptop và các thiết bị ngoại vi khác. Kết nối trong PAN thường sử dụng các công nghệ không dây như Bluetooth, Zigbee, NFC hoặc kết nối USB trực tiếp.

PAN được thiết kế nhằm phục vụ nhu cầu cá nhân hóa thông tin, đồng bộ dữ liệu và tương tác giữa các thiết bị cầm tay một cách tiện lợi, an toàn và không phụ thuộc vào hạ tầng mạng cố định. Trong kỷ nguyên Internet of Things (IoT), PAN còn đóng vai trò là điểm khởi đầu cho việc kết nối các thiết bị thông minh trong hệ sinh thái cá nhân như nhà thông minh, thiết bị đeo tay y tế và trợ lý ảo.

b) Mạng cục bộ (Local Area Network - LAN)

LAN là loại mạng có phạm vi hẹp, thường triển khai trong một tòa nhà, văn phòng, nhà máy, trường học hoặc cơ sở giáo dục. Đây là mạng phổ biến nhất trong môi trường quản trị hành chính và sản xuất hiện nay. Mạng LAN cho phép kết nối các máy tính, máy in, máy chủ, thiết bị lưu trữ và các thiết bị mạng khác để chia sẻ tài nguyên và dữ liệu một cách hiệu quả.

c) Mạng đô thị (Metropolitan Area Network - MAN)

MAN là mạng có phạm vi rộng hơn LAN nhưng hẹp hơn WAN, thường bao phủ một khu vực đô thị, thành phố hoặc cụm khu công nghiệp, khu hành chính. MAN kết nối nhiều mạng LAN lại với nhau thông qua các tuyến cáp quang, sóng vô tuyến băng rộng hoặc mạng vi ba, tạo thành một hệ thống mạng thống nhất với tốc độ truyền dẫn cao và khả năng mở rộng linh hoạt.

MAN thường được các cơ quan chính quyền, trường đại học, bệnh viện, khu công nghiệp hoặc các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông thiết lập để phục vụ nhu cầu trao đổi dữ liệu giữa các đơn vị trực thuộc. Việc xây dựng và vận hành MAN đòi hỏi đầu tư hạ tầng lớn, quản lý tập trung, bảo trì thường xuyên và áp dụng các giải pháp bảo mật mạnh để chống lại các cuộc tấn công mạng quy mô lớn.

d) Mạng diện rộng (Wide Area Network - WAN)

WAN là loại mạng có quy mô lớn, vượt ra ngoài phạm vi một thành phố, kết nối các khu vực địa lý cách xa nhau, có thể là liên tỉnh, liên vùng, xuyên quốc gia hoặc toàn cầu. WAN kết nối nhiều mạng LAN và MAN lại với nhau, sử dụng các phương tiện truyền dẫn như cáp quang trục quốc gia, mạng vệ tinh, mạng điện thoại công cộng hoặc các công nghệ truyền thông tốc độ cao.

Mạng WAN đóng vai trò là xương sống của hạ tầng công nghệ thông tin trong các tập đoàn đa quốc gia, hệ thống ngân hàng, cơ quan chính phủ trung ương và các tổ chức quốc tế. WAN giúp bảo đảm kết nối không gián đoạn giữa các chi nhánh, trung tâm dữ liệu và hệ thống điều hành, đồng thời hỗ trợ việc truyền tải dữ liệu lớn, triển khai các hệ thống phần mềm tập trung và các dịch vụ đám mây.

e) Mạng toàn cầu (Global Area Network - GAN)

GAN là mạng phủ sóng toàn cầu, kết nối các hệ thống mạng diện rộng (WAN) tại nhiều quốc gia và lục địa thông qua các tuyến cáp quang biển, vệ tinh địa tĩnh và các hệ thống truyền dẫn xuyên lục địa. GAN là nền tảng vật lý và logic của các dịch vụ như Internet toàn cầu, hệ thống ngân hàng liên lục địa, mạng thông tin ngoại giao, mạng dự báo khí tượng và hệ thống định vị toàn cầu (GPS).

Các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông quốc tế, các tập đoàn công nghệ như Google, Amazon, Microsoft,... đều xây dựng hạ tầng GAN riêng để phục vụ cho các trung tâm dữ liệu toàn cầu. GAN yêu cầu thiết bị mạng có năng lực cao, hệ thống định tuyến thông minh, bảo mật mạng nhiều lớp và khả năng xử lý dữ liệu phân tán theo thời gian thực. GAN không chỉ phục vụ mục tiêu truyền thông mà còn là nền tảng để triển khai các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo phân tán, học máy, siêu máy tính lượng tử và điều khiển hệ thống toàn cầu trong thời gian thực.

g) Mạng không dây (Wireless LAN - WLAN)

WLAN là một biến thể của mạng LAN nhưng sử dụng sóng vô tuyến để truyền dữ liệu thay vì cáp vật lý. WLAN hiện nay được triển khai rộng rãi dưới tên gọi Wi-Fi - cho phép người dùng kết nối Internet hoặc mạng nội bộ từ mọi vị trí trong phạm vi phủ sóng mà không cần dây nối. Hệ thống WLAN hiện đại có thể hỗ trợ đồng thời hàng trăm thiết bị, kiểm soát truy cập người dùng phù hợp cho văn phòng mở, không gian linh hoạt, phòng họp, khu vực công cộng.

h) Internet - Hệ thống mạng toàn cầu công cộng

Internet là mạng máy tính toàn cầu kết nối hàng tỷ thiết bị. Khác với các mạng chuyên biệt, Internet là một mạng mở, không thuộc sở hữu của bất kỳ tổ chức nào, được hình thành từ sự kết nối tự nguyện và hợp tác giữa hàng ngàn mạng con trên toàn thế giới.

Internet không chỉ cung cấp dịch vụ truy cập thông tin, thư điện tử, truyền thông xã hội, mà còn là nền tảng cho thương mại điện tử, dịch vụ công trực tuyến, giáo dục từ xa, y tế số và trí tuệ nhân tạo... Với sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây và 5G, Internet ngày càng trở thành hạ tầng thiết yếu trong mọi lĩnh vực đời sống và sản xuất.

Như vậy, việc phân loại mạng máy tính theo phạm vi địa lý không chỉ mang ý nghĩa phân loại kỹ thuật, mà còn là căn cứ để định hướng kiến trúc hệ thống, lựa chọn công nghệ, đảm bảo an toàn thông tin và tối ưu hóa nguồn lực đầu tư. Sự phát triển của mạng máy tính đang gắn liền với quá trình số hóa toàn diện, đòi hỏi các nhà quản lý hành chính văn phòng cần cập nhật liên tục kiến thức và kỹ năng để ứng dụng hiệu quả vào hoạt động chuyên môn và quản trị tổ chức.

2.2.3. Lựa chọn hệ điều hành mạng

Một trong những sự lựa chọn cơ bản mà nhà quản trị phải quyết định trước khi thiết lập mạng máy tính là lựa chọn hệ điều hành mạng. Việc lựa chọn tùy thuộc vào kích cỡ của mạng hiện tại và sự phát triển trong tương lai cũng như tùy thuộc vào những ưu điểm và nhược điểm của từng hệ điều hành. Cùng với sự nghiên cứu và phát triển mạng máy tính, hệ điều hành mạng đã được nhiều cơ quan, doanh nghiệp đầu tư nghiên cứu và đã công bố nhiều phần mềm quản lý và điều hành mạng có hiệu quả. Hiện nay, các hệ điều hành mạng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành hệ thống máy chủ, đảm bảo hiệu suất, bảo mật và khả năng mở rộng của hệ thống mạng trong doanh nghiệp, tổ chức. Việc lựa chọn hệ điều hành mạng sẽ tùy theo nhu cầu sử dụng và quản lý của cơ quan, doanh nghiệp.

2.2.4. Quản lý dữ liệu trong mạng máy tính

Sự phát triển của công nghệ thông tin cũng như hệ thống mạng đã mang lại nhiều tiện ích và hỗ trợ hữu hiệu cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể xuất hiện rủi ro nếu cơ quan, doanh nghiệp không có cách thức quản lý dữ liệu trong mạng máy tính. Việc kiểm soát nhằm mục đích quản lý hiệu quả tài nguyên trên mạng, đảm bảo tính bảo mật cho các thông tin của cơ quan, doanh nghiệp và đảm bảo các công cụ, phương tiện cho người sử dụng. Để quản lý dữ liệu trong mạng máy tính, nhà quản trị và người sử dụng phải tuân theo cách thức, quy định sử dụng chặt chẽ, toàn diện như sau:

Mỗi máy vi tính có một thẻ kiểm tra bao gồm các nội dung: các linh kiện của máy vi tính, xuất xứ, ngày mua, bộ phận sử dụng, người sử dụng, các hư hỏng, thay mới hoặc bảo trì linh kiện, thiết bị, ngày hư hỏng, thay mới hay bảo trì...

Máy vi tính giao cho bộ phận nào thì người quản lý bộ phận đó chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng. Mọi hư hỏng về máy, thiết bị hoặc dữ liệu, người sử dụng máy phải giải trình rõ nguyên nhân và quy trách nhiệm rõ ràng;

Người chạy máy chịu trách nhiệm hoàn toàn về máy, thiết bị và các dữ liệu phát sinh trong quá trình làm việc; việc cài đặt và thay đổi phần mềm trên máy hoặc sửa chữa máy, thiết bị liên quan đến máy vi tính do người quản lý bộ phận đề nghị và theo dõi;

Người sử dụng máy tính phải có kiến thức về việc sử dụng máy vi tính và được hướng dẫn sử dụng thành thạo các phần mềm mà cơ quan, doanh nghiệp ứng dụng;

Tuân thủ nghiêm quy trình vận hành máy vi tính; không chạy các đĩa USB hoặc CD lạ hay chương trình mới khi chưa kiểm duyệt diệt virus; máy vi tính chỉ được sử dụng làm các công việc phục vụ công tác quản lý của cơ quan, doanh nghiệp, không cài các trò chơi hoặc phục vụ cho công việc cá nhân;

Công việc của người nào - người đó thực hiện, không được tò mò xem, sửa xóa và chạy các chương trình khác; không bỏ dở công việc, không bỏ máy khi chưa bàn giao hoặc chưa thực hiện thao tác ngừng máy; việc cài đặt và thay đổi phần mềm trên máy hoặc sửa chữa máy, thiết bị liên quan đến máy vi tính do người quản lý đề nghị và theo dõi; không sao chép tiết lộ thông tin của cơ quan, doanh nghiệp; chỉ in những bản rất cần thiết và tuân thủ nghiêm chỉnh quy trình in;

Trong quá trình sử dụng, nếu phát hiện các hiện tượng không bình thường của máy, thiết bị đều phải thao tác ngừng máy, cúp điện và báo cáo ngay cho người quản lý. Người sử dụng phải đảm bảo máy luôn vận hành an toàn, bảo quản các vật tư, thiết bị liên quan đến máy (máy ổn áp, máy in, giấy in, các đĩa mềm...);

Trước khi ra về người sử dụng phải tắt máy vi tính theo quy trình vận hành, che đậy máy vi tính, khi bắt đầu làm việc người sử dụng phải tiến hành vệ sinh máy; khi sử dụng nguồn điện máy phát thì bộ phận cơ điện phải báo cho các bộ phận sử dụng máy vi tính ít nhất 10 phút để tắt máy vi tính trước khi tắt nguồn điện máy phát.

Tất cả các phần mềm sử dụng đối với máy tính và các thiết bị liên quan đều phải được cơ quan, doanh nghiệp cho phép trước khi sử dụng, nhân viên không tự ý cài đặt các phần mềm nếu chưa được phép. Đối với trường hợp vi phạm, tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả, người vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm theo quy định.

Tài khoản dùng để truy cập dịch vụ mạng của các đơn vị phải được đăng ký theo mẫu. Người sử dụng phải được cấp tên và mật khẩu mới được sử dụng, không được mượn của người khác và không cho người khác mượn của mình;

Dịch vụ mạng dùng để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ và mạng Internet. Lưu ý, việc phân loại, chia sẻ các thông tin của cơ quan, doanh nghiệp, của cá nhân thực hiện theo quy định về bảo mật thông tin của cơ quan, doanh nghiệp;

Việc chia sẻ các thông tin cá nhân trong mạng của cơ quan, doanh nghiệp, mạng của phòng do cá nhân quyết định, việc chia sẻ các thông tin của bộ phận trong mạng của cơ quan, doanh nghiệp, mạng của bộ phận do Trưởng bộ phận quyết định.

Việc sử dụng Internet phải tuân theo quy định của pháp luật, nghiêm cấm việc truy cập và truyền bá các thông tin có hại; không chuyển các dữ liệu của cơ quan, doanh nghiệp lên mạng khi không được phép. Đồng thời, các cá nhân có trách nhiệm sử dụng, bảo quản các trang thiết bị và dịch vụ trên một cách phù hợp với quy định;

Mỗi nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp do nhu cầu cần thiết trong công việc được cấp địa chỉ thư điện tử cá nhân. Việc bàn giao địa chỉ thư điện tử cho cá nhân do phòng Hành chính tổ chức thực hiện;

Nhân viên chỉ sử dụng hòm thư điện tử cá nhân dành cho công việc được giao, không sử dụng hòm thư điện tử cá nhân mà cơ quan, doanh nghiệp cấp cho việc riêng. Đồng thời, nhân viên không được dùng hòm thư điện tử cơ quan, doanh nghiệp để đăng ký thành viên trong bất kỳ một trang web nào khác;

Trường hợp bị sự cố về hòm thư điện tử, nhân viên phải thông tin ngay cho bộ phận kỹ thuật phụ trách xử lý.

Hệ thống máy tính của cơ quan được nối mạng nội bộ và được phân cấp quản lý hệ thống các cơ sở dữ liệu từ cấp cao đến cấp thấp trong cơ quan. Nhân viên trong cơ quan được cung cấp mật khẩu để truy cập. Theo đó, khi truy cập vào hệ thống mạng máy tính thì tùy theo nhiệm vụ được phân công, mà được quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của cơ quan. Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu của phòng và phải bảo mật, không để lộ ra đối với những người không liên quan. Thông thường, Trưởng phòng có quyền truy cập vào mạng vi tính và xem dữ liệu của nhân viên thuộc quyền của phòng quản lý;

Đại diện lãnh đạo lưu giữ danh sách các mật khẩu của tất cả các phòng trong hệ thống quản lý của cơ quan mình;

Chuyên viên công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phân cấp quản lý cơ sở dữ liệu và cài đặt mật khẩu cho tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Thông thường, mật khẩu sẽ được chuyên viên tin học thay đổi định kỳ mỗi năm một lần. Chuyên viên tin học được quyền thay đổi mật khẩu bất cứ lúc nào nếu có biểu hiện mật khẩu đã bị lộ. Khi thay đổi, chuyên viên tin học có trách nhiệm báo cáo cho đại diện lãnh đạo và thông báo cho các Trưởng phòng về mật khẩu mới;

Cán bộ nhân viên có yêu cầu truy cập dữ liệu hay hồ sơ chất lượng của các phòng ban khác để thu thập dữ liệu cần thiết cho công việc của mình thì báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng. Các Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý đối với mật khẩu do mình phụ trách, không cung cấp cho bất kỳ đơn vị, cá nhân nào nếu không có sự đồng ý cho phép của đại diện lãnh đạo;

Mọi máy tính phải cài đặt mật khẩu. Đối với máy tính giao cho cá nhân thì chỉ Trưởng bộ phận và cá nhân sử dụng máy biết được mật khẩu. Người sử dụng máy không được chia sẻ mật khẩu cho người khác. Trường hợp cho người khác sử dụng mật khẩu chung thì phải được sự đồng ý của Trưởng bộ phận;

Cố ý gây thiệt hại về mặt vật chất đối với các trang thiết bị và hệ thống mạng;

Sở hữu các thông tin bí mật một cách bất hợp pháp;

Cố ý tham khảo, sao chép, sửa đổi, phá hoại các tập tin và dữ liệu của người khác mà không có sự đồng ý của chủ nhân, dù cho nó có được bảo vệ bằng mật khẩu hay không;

Cố ý gây ra trở ngại và tình trạng gián đoạn trong việc sử dụng các trang thiết bị và dịch vụ của hệ thống, ví dụ gửi thư rác, phát triển và sử dụng các phần mềm máy tính, truyền hoặc download dữ liệu gây hại cho hệ thống của cơ quan, doanh nghiệp;

Cố ý phát triển hoặc sử dụng các thiết bị, phần mềm hoặc cơ chế khác để tránh không trả tiền cho các dịch vụ có thu phí;

Sử dụng các tài khoản và mật khẩu không được phép hoặc cho người khác sử dụng tài khoản và mật khẩu của mình;

Có các hành động gây khó chịu, phiền hà cho người khác ví dụ gửi các thông tin, tranh ảnh bất lịch sự, các lời đe dọa, xâm phạm sự riêng tư của người khác;

Truy cập tới các thông tin có giới hạn về đối tượng sử dụng mà không được sự đồng ý của cơ quan;

Truy cập, lưu trữ và truyền bá các thông tin vi phạm các quy định của pháp luật, ví dụ tài liệu phản động, khiêu dâm, kích động bạo lực...

Sử dụng máy tính, mạng máy tính không đúng mục đích, trừ những giờ được quyền truy cập các tin tức với các địa chỉ cụ thể về kinh tế, chính trị, xã hội theo quy định riêng;

Quảng cáo mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền;

Tự ý cài đặt thêm các chương trình, phần mềm, can thiệp vào phần cứng và phần mềm cài đặt sẵn, tự ý dịch chuyển, tháo lắp các trang thiết bị mà không có sự đồng ý của người có thẩm quyền.